Οι παρουσιάσεις PowerPoint (PPTX) και οι αναφορές Word (DOCX) διογκώνονται συχνά στα 50 ή 100 MB. Ως αποτέλεσμα, οι εταιρικοί διακομιστές απορρίπτουν τα συνημμένα και η διακίνηση εγγράφων καθυστερεί.
Στο 95% των περιπτώσεων η αιτία δεν είναι το κείμενο ή οι πίνακες, αλλά οι φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης από κινητά που επικολλώνται στις διαφάνειες. Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε πώς να ελαφρύνετε τα έγγραφα Office με ασφάλεια.
Γιατί τα αρχεία του Office γίνονται τεράστια
Τα σύγχρονα αρχεία .docx, .pptx και .xlsx είναι στην πραγματικότητα συμπιεσμένα αρχεία ZIP με κώδικα XML και φακέλους εικόνων.
Όταν εισάγετε μια φωτογραφία 12 MP σε μια διαφάνεια, το PowerPoint αποθηκεύει ολόκληρη την αρχική εικόνα, έστω κι αν εμφανίζεται σε μικρό μέγεθος.
Βήμα προς βήμα: Μείωση εγγράφων στο SizePress
Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να μειώσετε τα έγγραφά σας σε δευτερόλεπτα:
Επιλέξτε το έγγραφο Office
Σύρετε τα αρχεία DOCX, PPTX ή XLSX στο πλαίσιο εργασίας.
Ορίστε την ανάλυση εικόνων
Επιλέξτε 150 DPI για οθόνες και e-mail ή 96 DPI για μέγιστη ελαφρότητα.
Εσωτερική βελτιστοποίηση πακέτου
Ο μηχανισμός αποσυμπιέζει το αρχείο OpenXML, βελτιστοποιεί τις εικόνες και το επανασυνθέτει.
Λήψη ελαφρού εγγράφου
Αποθηκεύστε την έτοιμη παρουσίαση, έτοιμη να σταλεί με e-mail χωρίς προβλήματα.
Μέση εξοικονόμηση στα πολυμέσα
Η μέση εξοικονόμηση ανάλογα με το είδος του περιεχομένου στο έγγραφο:
| Ενσωματωμένο στοιχείο | Αρχικό μέσο μέγεθος | Μέγεθος μετά τη βελτιστοποίηση | Τυπική εξοικονόμηση |
|---|---|---|---|
| Φωτογραφίες smartphone (12–48 MP) | 5 MB – 12 MB ανά φωτογραφία | 250 KB – 500 KB | 85% – 95% μείωση |
| Ασυμπίεστα στιγμιότυπα οθόνης | 2 MB – 4 MB | 150 KB – 300 KB | 80% – 90% μείωση |
| Εικονογραφήσεις και σχεδιαγράμματα | 1 MB – 3 MB | 100 KB – 200 KB | 70% – 85% μείωση |
| Πλήρης παρουσίαση PPTX (30 διαφάνειες) | 65 MB | 6.8 MB | 89% συνολική εξοικονόμηση |
| Έγγραφο Word με φωτογραφίες | 38 MB | 4.2 MB | 88% συνολική εξοικονόμηση |
Διασφάλιση τύπων, μακροεντολών και εφέ
Το SizePress επεμβαίνει αποκλειστικά στις ενσωματωμένες εικόνες bitmap. Οι τύποι του Excel, οι μακροεντολές VBA και τα εφέ διαφανειών παραμένουν 100% άθικτα.
- Ρυθμίστε τις εικόνες στα 150 DPI: Φαίνονται τέλειες στις οθόνες καταλαμβάνοντας το ένα δέκατο του χώρου.
- Διαγράψτε τις περικομμένες περιοχές των εικόνων ώστε το Office να μην κρατά κρυμμένα τμήματα.
- Αποθηκεύετε πάντα στη σύγχρονη μορφή XML (.pptx, .docx) αντί των παλιών δυαδικών (.ppt, .doc).
- Οι τύποι, οι συγκεντρωτικοί πίνακες και οι γραμματοσειρές μένουν απολύτως αναλλοίωτα.
Εχεμύθεια για εταιρικά δεδομένα
Οι ισολογισμοί και τα συμβόλαια περιέχουν εταιρικά μυστικά. Το SizePress επεξεργάζεται τα αρχεία αποκλειστικά στη μνήμη του browser, χωρίς αποστολή στο cloud.