केवल 20-30 पेज की वर्ड (DOCX) फाइल या पावरपॉइंट (PPTX) प्रेजेंटेशन का साइज कई बार 50MB से 100MB तक पहुंच जाता है। नतीजतन ईमेल बाउंस हो जाता है और फाइल बॉस या क्लाइंट को नहीं भेजी जा सकती।
इसका सबसे बड़ा कारण डॉक्यूमेंट में कॉपी-पेस्ट की गई हाई-रेजोल्यूशन तस्वीरें और स्क्रीनशॉट होते हैं। इस आर्टिकल में आप सीखेंगे कि एक्सेल फॉर्मूले या पीपीटी स्लाइड को नुकसान पहुंचाए बिना ऑफिस फाइलों को कैसे हल्का किया जाए।
चंद पेजों की वर्ड या पीपीटी फाइल इतनी भारी क्यों हो जाती है
आधुनिक ऑफिस फॉर्मेट (.docx, .pptx, .xlsx) वास्तव में XML फाइल्स और मीडिया फोल्डर का ZIP पैकेज होते हैं। जब आप 48MP की तस्वीर पेस्ट करते हैं, तो ऑफिस उसे पूरा का पूरा फाइल के अंदर बंद कर देता है।
SizePress पर DOCX और PPTX फाइलें हल्की करने का तरीका
SizePress ब्राउज़र की मेमोरी में इस पैकेज को खोलता है, अंदर मौजूद तस्वीरों को स्क्रीन के लिए सही रेजोल्यूशन (150 DPI) पर कंप्रेस करता है और पैकेज को दोबारा सुरक्षित पैक कर देता है।
ऑफिस फाइल चुनें
अपनी DOCX, PPTX या XLSX फाइल को SizePress में ड्रैग करें।
ऑटोमैटिक इमेज कम्प्रेशन
टूल अपने आप फाइल के अंदर मौजूद भारी तस्वीरों को खोजकर कंप्रेस करता है।
हल्की फाइल डाउनलोड करें
साइज घटने के बाद नई ऑफिस फाइल डाउनलोड करें और ईमेल में तुरंत भेजें।
अंदरूनी तस्वीरों के कम्प्रेशन से मिलने वाली भारी बचत
नीचे दी गई तालिका दर्शाती है कि तस्वीरों को ऑप्टिमाइज़ करने से ऑफिस फाइलें कितनी हल्की हो जाती हैं।
| डॉक्यूमेंट में शामिल सामग्री | पहले का साइज | बाद का साइज | कुल बचत |
|---|---|---|---|
| स्मार्टफोन फोटो (12–48 MP) | 5 MB – 12 MB प्रति फोटो | 250 KB – 500 KB | 85% – 95% बचत |
| हाई-रेजोल्यूशन स्क्रीनशॉट | 2 MB – 4 MB | 150 KB – 300 KB | 80% – 90% बचत |
| इलस्ट्रेशन व ग्राफिक्स चार्ट | 1 MB – 3 MB | 100 KB – 200 KB | 70% – 85% बचत |
| पूरी PPTX प्रेजेंटेशन (30 स्लाइड) | 65 MB | 6.8 MB | कुल 89% बचत |
| तस्वीरों वाली Word रिपोर्ट (40 पेज) | 38 MB | 4.2 MB | कुल 88% बचत |
फॉर्मूले, टेबल और प्रेजेंटर नोट्स 100% सुरक्षित
एक्सेल के फॉर्मूले, पिवट टेबल, मैक्रोज़ और पावरपॉइंट के एनीमेशन बिल्कुल नहीं बदलते क्योंकि टूल सिर्फ इमेज फाइल्स पर काम करता है।
- तस्वीरों को 150 DPI पर सेट करें: प्रोजेक्टर पर भी तस्वीर एकदम साफ दिखती है और साइज 90% तक बचता है।
- फोटो के क्रॉप किए गए हिस्से को डिलीट कर दें ताकि ऑफिस छिपी हुई इमेज को सेव न रखे।
- हमेशा पुराने फॉर्मेट (.ppt, .doc) की जगह नए XML फॉर्मेट (.pptx, .docx) में फाइल सेव करें।
- फॉर्मूले, मैक्रो और फॉन्ट लेआउट में 1% भी बदलाव नहीं होता।
कंपनी के गोपनीय डेटा की पूर्ण सुरक्षा
कंपनी के फाइनेंशियल रिकॉर्ड, बिजनेस प्लान और क्लाइंट डेटा आपके अपने कंप्यूटर पर ही प्रोसेस होते हैं और इंटरनेट पर नहीं जाते।